Een financiële rekening openen
Elke startende zelfstandige of beoefenaar van een vrij beroep is verplicht een zichtrekening te hebben bij een financiële instelling. Hoewel het niet strikt nodig is een nieuwe rekening te openen, kan het toch handig zijn om de zakelijke transacties gescheiden te houden van de privé verrichtingen.
Dit rekeningnummer moet door de handelaar verplicht vermeld worden op alle facturen, rekeninguittreksels en andere documenten waarmee een betaling gevorderd wordt.
Verplichte inschrijving bij een ziekenfonds
De sociale verzekeringsfondsen innen de sociale bijdragen, maar voor de uitkeringen in geval van arbeidsongeschiktheid of terugbetaling van medische prestaties, moet de zelfstandige zich wenden tot een ziekenfonds. Daarom is er ook bij deze organisatie een aansluitingsplicht.
Wie zelfstandige in bijberoep wordt, moet geen nieuw ziekenfonds kiezen. Men moet wel via een attest van het sociale verzekeringsfonds de mutualiteit van het bestaan van het bijberoep in kennis stellen.
Een boekhouding voeren
In een kleine onderneming met een jaaromzet van minder dan 500.000 euro moet men slechts een eenvoudige boekhouding voeren. Dit betekent dat een aankoopboek, een verkoopboek en een financieel dagboek moet bijgehouden worden. Elk boek moet duidelijk de naam van de zelfstandige of van de onderneming vermelden. Alle bladzijden moeten ononderbroken genummerd zijn, en elk boek moet door de griffie van de rechtbank van koophandel geviseerd zijn.
- Aankoopboek
- Hierin noteert men alle aankoopverrichtingen in verband met goederen en diensten die betaald werden. De facturen of nota’s worden chronologisch genummerd en ingeschreven in het aankoopboek, met minimaal de vermelding van het nummer, de datum, de leverancier, het bedrag en de betaaldatum. Het bedrag wordt uitgesplitst in “investeringen”, “aankopen” en “kosten”. De btw wordt uitgesplitst in aftrekbare en niet-aftrekbare btw.
- Verkoopboek
- Hierin noteert men alle verkopen aan klanten. Ook hier worden de facturen en nota’s chronologisch genummerd en ingeschreven.
- Financiële dagboeken
- In het kasboek worden alle contant ontvangen en betaalde bedragen ingeschreven. De ontvangsten worden periodiek overgebracht naar het verkoopboek, de betalingen naar het aankoopboek. Een bankboek moet gehouden worden per financiële instelling en is een weergave van de rekeninguittreksels.