Vereisten en stappenplan

Het gebeurt regelmatig dat dokters en artsen samenwerken en kiezen voor een kostendelende vereniging, zijnde een maatschappelijk feitelijke vereniging. De vraag die hierbij gesteld wordt, is: wat zijn de vereisten voor de oprichting?

Wat is een feitelijke vereniging (maatschap)?

Een feitelijke vereniging, ook wel maatschap genoemd, is een samenwerkingsvorm waarbij twee of meer personen afspreken om samen te werken met een gemeenschappelijk doel. Deze rechtsvorm wordt vaak gekozen door zelfstandige beroepsbeoefenaars zoals artsen, tandartsen, advocaten of consultants die hun kosten willen delen zonder een volwaardige vennootschap op te richten.

Belangrijkste kenmerken:

• Geen rechtspersoonlijkheid (in tegenstelling tot een BV of NV)
• Geen startkapitaal vereist
• Minder formaliteiten dan een vennootschap
• Partners blijven elk individueel zelfstandige
• Hoofdelijke aansprakelijkheid voor de maten

Het volledige stappenplan: 8 essentiële stappen

Stap 1: Stel een maatschapsovereenkomst op

De oprichting van een feitelijke vereniging vereist geen wettelijke formaliteiten, maar het is sterk aangeraden om een schriftelijke maatschapsovereenkomst op te stellen. In deze overeenkomst legt u duidelijk vast:

• De taken en verantwoordelijkheden van elke maat
• De verdeling van kosten en inkomsten
• De besluitvormingsprocedures
• De regelingen bij in- en uittreding van maten
• De duur van de samenwerking
• De opzegmodaliteiten

Praktisch advies: Laat deze overeenkomst opstellen of nazien door een gespecialiseerde jurist om toekomstige conflicten te voorkomen.

Stap 2: Schrijf in bij een ondernemingsloket

De maatschap moet ingeschreven worden bij een erkend ondernemingsloket. Het is verplicht om opgenomen te worden in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Wat u nodig heeft:

• Identiteitskaart van alle maten
• De maatschapsovereenkomst
• Bewijs van zelfstandige activiteit

Stap 3: Vraag een ondernemingsnummer aan

Na inschrijving bij het ondernemingsloket ontvangt de maatschap automatisch een ondernemingsnummer. Dit nummer is essentieel voor alle administratieve en fiscale aangelegenheden en moet op alle facturen en officiële documenten vermeld worden.

Stap 4: Registreer in het UBO-register

Sinds 2018 is het verplicht om de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) van de maatschap te registreren in het UBO-register.

Belangrijke deadlines:

• Registratie binnen 30 dagen na oprichting
• Jaarlijkse bevestiging vereist

Wie is een UBO? Personen met meer dan 25% aandelen of stemrecht in de maatschap. De registratie gebeurt via de FOD Financiën en moet jaarlijks bevestigd worden.

Let op: Bij niet-naleving riskeert u een administratieve boete.

Stap 5: Open een bankrekening

De maatschap kan een bankrekening openen op naam van de maatschap. Dit vergemakkelijkt de administratie en zorgt voor een duidelijke scheiding tussen de verschillende financiën.

Wat de bank nodig heeft:

• Het ondernemingsnummer
• De maatschapsovereenkomst
• Identiteit van de UBO’s (voor anti-witwasregelgeving)
• Identiteitskaart van de gevolmachtigden

Stap 6: Voer een correcte boekhouding

De maatschap is wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren. De boekhouding moet volledig, correct en tijdig worden bijgehouden.

Belangrijk om te weten:

• De leden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de boekhouding
• Ook hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele fiscale verplichtingen
• U kunt kiezen voor een vereenvoudigde of een dubbele boekhouding (afhankelijk van de omzet)

Onze tip: Werk samen met ons om alle verplichtingen correct na te leven en fiscale optimalisatie te bereiken.

Stap 7: Registreer voor btw (indien van toepassing)

Als de maatschap btw-belastbare activiteiten uitoefent, moet zij zich registreren voor btw. Dit gebeurt via het ondernemingsloket of rechtstreeks bij de FOD Financiën.

Specifiek voor maatschappen: De btw-registratie gebeurt standaard op naam van elk lid afzonderlijk, tenzij de maatschap ervoor kiest om een eigen btw-nummer aan te vragen. Voor een gezamenlijke btw-registratie moet aan specifieke voorwaarden voldaan worden.

Wanneer btw-plichtig?

• Bij levering van goederen of diensten die btw-belastbaar zijn
• Meestal vanaf de eerste euro (geen franchise voor maatschappen)

Stap 8: Meld aan bij de RSZ (bij tewerkstelling van werknemers)

Indien de maatschap werknemers in dienst heeft, moet zij zich aanmelden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Deze situatie komt minder frequent voor bij feitelijke verenigingen, maar is wel mogelijk.

Verplichtingen bij personeel:

• Dimona-aangifte bij indiensttreding
• Kwartaalaangiften bij de RSZ
• Loonberekening en uitbetaling
• Arbeidsreglementering naleven

Overzichtstabel: alle verplichtingen op een rij

Stap	Verplichting	Deadline	Waar te regelen
1	Maatschapsovereenkomst	Bij oprichting	Jurist/notaris
2	KBO-inschrijving	Bij oprichting	Ondernemingsloket
3	Ondernemingsnummer	Bij oprichting	Ondernemingsloket
4	UBO-registratie	Binnen 30 dagen	FOD Financiën
5	Bankrekening	Na inschrijving	Bank naar keuze
6	Boekhouding	Continu	Accountant
7	BTW-registratie	Bij btw-plicht	Ondernemingsloket/FOD
8	RSZ-aangifte	Bij personeel	RSZ

Fiscale aspecten van een feitelijke vereniging

Een belangrijk aandachtspunt: de feitelijke vereniging is fiscaal transparant. Dit betekent dat:

• De maatschap zelf geen belastingen betaalt
• Elk lid individueel belast wordt op zijn deel van de winst
• Elke maat zijn eigen belastingaangifte indient
• Kosten pro rata verdeeld worden volgens de maatschapsovereenkomst

Voordeel: Elk lid behoudt zijn fiscale identiteit en kan individuele aftrekposten genieten (IPT, pensioenopbouw, …).

Veelgemaakte fouten bij oprichting

Op basis van onze ervaring zien we regelmatig deze fouten:

1. Geen schriftelijke overeenkomst – Dit leidt vaak tot conflicten bij latere meningsverschillen
2. UBO-registratie vergeten – Resulteert in boetes en administratieve problemen
3. Onduidelijke kostenverdeling – Veroorzaakt discussies over wie wat betaalt
4. Geen aparte bankrekening – Maakt de administratie onnodig ingewikkeld
5. Onvolledige boekhouding – Leidt tot fiscale problemen en mogelijke naheffingen

Waarom kiezen voor een feitelijke vereniging?

De feitelijke vereniging is een ideale rechtsvorm wanneer u:

• Flexibel wilt samenwerken zonder de zwaardere structuur van een vennootschap
• Kosten wilt delen (kantoorruimte, administratie, materiaal)
• Uw zelfstandigheid wilt behouden maar toch profiteert van samenwerking
• Geen startkapitaal wilt inbrengen
• Snel wilt starten met beperkte formaliteiten

Let wel op: De hoofdelijke aansprakelijkheid betekent dat elke maat persoonlijk aansprakelijk is voor de schulden van de maatschap. Overweeg daarom goed of deze rechtsvorm bij uw situatie past.

Alternatieven voor de feitelijke vereniging

Afhankelijk van uw specifieke situatie kunnen ook andere rechtsvormen interessant zijn:

• Vennootschap onder firma (VOF) – Meer bescherming maar ook meer formaliteiten
• Burgerlijke vennootschap (CV) – Voor niet-commerciële beroepen
• BV (besloten vennootschap) – Beperkte aansprakelijkheid en meer mogelijkheden voor fiscale planning
• Eenmanszaak met samenwerkingsovereenkomst – Elk zijn eigen onderneming met onderlinge afspraken

Conclusie: goede voorbereiding is essentieel

Het oprichten van een feitelijke vereniging is relatief eenvoudig, maar vraagt wel de nodige aandacht voor details. Een correcte voorbereiding voorkomt latere problemen en discussies tussen de maten.

Onze belangrijkste adviezen:

1. Investeer tijd in een degelijke maatschapsovereenkomst
2. Zorg voor tijdige registraties (vooral UBO-register)
3. Organiseer uw boekhouding vanaf dag één professioneel
4. Laat u adviseren over de fiscale optimalisatie van uw samenwerking
5. Evalueer regelmatig of deze rechtsvorm nog steeds optimaal is