Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner of Uiteindelijk Begunstigde) is een verplicht register waarin Belgische ondernemingen hun uiteindelijke begunstigden moeten registreren.
Website en toegang
Het UBO-register wordt beheerd via het MyMinFin-platform van FOD Financiën. Je kunt toegang krijgen via:
- Directe link: https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register
- MyMinFin portaal: https://www.myminfin.be
Voor toegang tot het UBO-register zijn er verschillende authenticatiemethoden beschikbaar:
- Belgische identiteitskaart (eID) met kaartlezer
- Itsme-applicatie op je smartphone
- eIDAS-verificatie voor Europese burgers
- ForREG-applicatie voor buitenlanders zonder Belgische eID
Stapsgewijze procedure voor het updaten van UBO-gegevens
Stap 1: Inloggen en onderneming zoeken
Log in op het MyMinFin-platform met één van de bovenstaande authenticatiemethoden. Zoek vervolgens je onderneming op door het ondernemingsnummer in te voeren in het zoekveld.
Klik op het blauwe ondernemingsnummer om de UBO-fiche van je entiteit te openen. Deze fiche bevat alle geregistreerde informatie over de uiteindelijke begunstigden van de onderneming.
Stap 3: Wijzigingen doorvoeren
Scroll naar beneden in de UBO-fiche en selecteer de optie “Controlestructuur”. Klik vervolgens op de knop “Wijzigen” om de nodige aanpassingen aan te brengen in de UBO-gegevens.
Stap 4: Bewijsstukken toevoegen
Indien nodig, voeg bewijsstukken toe die aantonen dat de ingevoerde informatie juist en actueel is. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Notariële akte uit het Belgisch Staatsblad
- Aandeelhoudersregister
- Statutenwijzigingen
- Andere relevante documenten die eigendomsstructuur aantonen
Stap 5: Opslaan en registreren
Controleer alle ingevoerde gegevens zorgvuldig en klik op “Registreren” om de wijzigingen definitief op te slaan in het UBO-register.
Verplichte jaarlijkse bevestiging
Elk jaar moet je bevestigen dat de geregistreerde UBO-informatie correct en actueel is, ook wanneer er geen wijzigingen zijn opgetreden. Dit is een wettelijke verplichting voor alle geregistreerde entiteiten.
Hoe de jaarlijkse bevestiging uitvoeren
- Log in op het MyMinFin-platform
- Open de UBO-fiche van je onderneming
- Klik op de optie “Jaarlijkse bevestiging”
- Bevestig dat alle gegevens correct en actueel zijn
- Sla de bevestiging op
Wijzigingen in de UBO-structuur moeten binnen 30 dagen na de wijziging worden doorgegeven aan het register. De jaarlijkse bevestiging moet binnen de wettelijk voorgeschreven termijn gebeuren.
Sancties bij niet-naleving
Het niet tijdig updaten of bevestigen van de UBO-gegevens kan leiden tot verschillende sancties:
- Administratieve boetes
- Schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
- Juridische gevolgen bij controles
- Reputatieschade
Hulpmiddelen en ondersteuning
FOD Financiën biedt uitgebreide ondersteuning voor het gebruik van het UBO-register:
- Gedetailleerde gebruikershandleidingen in PDF-formaat
- Veelgestelde vragen (FAQ) op de website
- Instructievideo’s met stapsgewijze uitleg
- Technische helpdesk voor specifieke vragen
Op de website van FOD Financiën zijn meerdere instructievideo’s beschikbaar die het proces visueel demonstreren. Deze zijn te vinden via: https://financien.belgium.be/nl/video’s-ubo-register
- Zorg dat je eID of Itsme-app correct werkt voordat je begint
- Houd alle relevante documenten bij de hand
- Controleer de gegevens grondig voordat je opslaat
- Maak een screenshot van de bevestiging voor je administratie
- Zet een herinnering in je agenda voor de jaarlijkse bevestiging
