Overzicht
Je kunt de jaarlijkse algemene vergadering (AG) vervroegen van bijvoorbeeld juni naar maart 2025, mits je rekening houdt met twee belangrijke punten:
- Juridische regels: De statuten van je vennootschap en de wettelijke termijnen bepalen wat is toegestaan.
- Fiscale controle: De fiscus kan controleren of de vervroeging niet enkel is bedoeld om belastingvoordelen te behalen.
1. Juridische Basis
1.1 Wat zeggen de statuten?
- Statuten als uitgangspunt:
- Als je statuten niet vastgelegd zijn op een specifieke maand, kan het bestuur de AG vervroegen (mits de termijn van zes maanden na het boekjaar niet overschreden wordt).
- Wettelijke termijn:
- Bijvoorbeeld, bij een boekjaar dat eindigt op 31 december 2024, moet de AG uiterlijk op 30 juni 2025 plaatsvinden. Een vergadering in maart valt hierbinnen, mits geen vaste maand is voorgeschreven.
2. Procedurele Vereisten
2.1 Geldige Oproeping
Zorg ervoor dat de oproep aan alle aandeelhouders voldoet aan deze voorwaarden:
- Tijdstip:
- Minstens 8 dagen vooraf voor NV’s en 7 dagen voor BV’s.
- Communicatiemiddel:
- Schriftelijk via post of e-mail (afhankelijk van wat de statuten toelaten).
- Agenda:
- Duidelijke vermelding van alle te behandelen punten, inclusief de reden voor de vervroeging.
Voorbeeld oproep:
“De Raad van Bestuur nodigt u uit voor de AG op 25 maart 2025, waarbij onder andere de jaarrekening 2024 besproken wordt. Deze vergadering wijkt af van de gebruikelijke juni-datum.”
2.2 Besluitvorming
- Goedkeuring van de jaarrekening:
- Beslist met een gewone meerderheid.
- Kwijting voor bestuurders:
- Wordt apart behandeld en ook met een gewone meerderheid.
- NBB-neerlegging:
- De goedgekeurde jaarrekening moet uiterlijk 7 maanden na boekjaareinde (dus bijvoorbeeld op 31 juli 2025) bij de Nationale Bank van België worden ingediend.
3. Fiscale Risico’s
3.1 Mogelijke Fiscale Controle
De fiscus kan de vervroeging ter discussie stellen als:
- De maatregel bedoeld is om belasting te ontwijken (bijvoorbeeld het versneld uitkeren van dividenden vóór een belastingverhoging).
- De boekhoudkundige continuïteit in het geding is, bijvoorbeeld door inkomsten naar een ander tariefjaar te verschuiven.
3.2 Hoe je jezelf verdedigt
Om fiscale betwisting te voorkomen, is het belangrijk om aan te tonen dat de vervroeging:
- Zakelijk noodzakelijk is (bijvoorbeeld om strategische investeringen te versnellen).
- Gebaseerd is op externe regelgeving of verplichtingen (zoals fusies of andere bedrijfsveranderingen).
Tip: Bewaar zorgvuldig alle notulen en externe adviezen die de zakelijke noodzaak onderbouwen.
Conclusie
Het is dus mogelijk om de algemene vergadering te vervroegen, mits je:
- De statuten controleert en waar nodig wijzigt.
- Zorgt voor een correcte oproeping en besluitvorming.
- Aantoonbaar zakelijke motieven hebt, zodat fiscale risico’s beperkt blijven.
Deze aanpak zorgt ervoor dat je zowel juridisch als fiscaal compliant blijft, terwijl je efficiënt handelt binnen de gestelde wettelijke termijnen.